Dalam menjalankan bisnis, kita perlu mengelola seluruh proses operasional secara terintegrasi. Hal ini meliputi keuangan, sumber daya manusia, produksi, hingga rantai pasok. SAP adalah salah satu perangkat lunak yang dapat membantu kita mencapai integrasi ini. Menggunakan SAP memungkinkan kita mengelola bisnis dengan lebih sistematis dan efisien.
Akun SAP secara umum adalah identitas pengguna atau entitas yang dibuat di dalam sistem SAP. Akun ini berfungsi untuk mengendalikan akses dan hak pengguna dalam berbagai modul. Tujuannya adalah memastikan setiap orang hanya bisa mengakses data dan fungsi yang relevan dengan pekerjaannya. Akun ini menjadi kunci untuk memanfaatkan fitur-fitur SAP.
SAP atau Systems, Applications, and Products in Data Processing dikembangkan oleh lima mantan insinyur IBM. Mereka mendirikan perusahaan ini pada tahun 1972 di Jerman. Para pendiri ini memiliki visi untuk menciptakan perangkat lunak yang bisa memproses data secara real-time. Mereka ingin membantu perusahaan mengelola bisnis dengan lebih baik.
Keunggulan SAP adalah integrasinya. Seluruh modul di SAP saling terhubung. Contohnya, data dari modul keuangan secara otomatis terhubung ke modul penjualan dan produksi. Hal ini meminimalkan kesalahan dan duplikasi data. SAP juga dikenal karena skalabilitasnya, cocok untuk bisnis kecil hingga besar.
Ada beberapa jenis akun dalam SAP. Yang paling umum adalah akun General Ledger (G/L), yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan. Akun G/L juga dibagi dua, yaitu akun laba rugi dan akun neraca. Akun laba rugi saldonya akan diatur ulang menjadi nol di akhir tahun, sementara akun neraca saldonya dibawa ke tahun berikutnya.
Pembuatan akun G/L ini harus sesuai dengan chart of accounts perusahaan. Kita harus menentukan jenis akun dan nomornya. Proses ini menjadi dasar untuk semua pencatatan. Kesalahan dalam membuat akun G/L bisa berakibat fatal pada laporan keuangan.
Langkah-langkah Praktis Membuat Akun SAP
Langkah-langkah berikut akan membantu kita memahami proses pembuatan akun G/L secara sederhana.
- Akses T-code FS00. Di SAP, setiap fungsi memiliki kode transaksi (T-code) unik. Untuk membuat akun G/L, kita perlu mengakses T-code FS00. Kita bisa mengetik kode ini langsung di kolom perintah SAP.
- Masukkan Nomor Akun dan Chart of Accounts. Sistem akan meminta kita memasukkan nomor akun yang akan dibuat. Nomor ini harus unik dan belum digunakan. Kita juga harus memilih chart of accounts yang sesuai dengan perusahaan kita.
- Tentukan Tipe Akun. Setelah itu, kita akan diarahkan ke layar baru. Di sini kita harus menentukan apakah akun yang dibuat adalah akun laba rugi atau akun neraca. Pilihan ini akan menentukan bagaimana saldo akun diperlakukan di akhir tahun.
- Isi Deskripsi Akun. Kita harus memberikan nama atau deskripsi singkat dan panjang untuk akun tersebut. Deskripsi singkat digunakan untuk tampilan yang tidak membutuhkan banyak ruang. Deskripsi panjang akan memberi penjelasan lebih detail.
- Tentukan Kelompok Akun. Kita perlu memasukkan kelompok akun. Kelompok akun ini akan menentukan rentang nomor akun dan tata letak layar saat entri dokumen. Ini penting untuk konsistensi.
- Tentukan Mata Uang. Di tab berikutnya, kita harus menentukan mata uang. Mata uang ini akan menjadi mata uang utama untuk akun G/L tersebut. Penggunaan mata uang yang tepat memastikan transaksi dicatat dengan benar.
- Isi Data Kontrol. Pada tab data kontrol, kita bisa mengatur berbagai opsi. Contohnya, kita bisa mengatur apakah akun ini hanya bisa di- posting otomatis oleh sistem. Kita juga bisa menentukan apakah akun ini relevan untuk arus kas.
- Tentukan Status Bidang. Terakhir, kita bisa menentukan status bidang. Status ini akan menentukan apakah suatu bidang wajib diisi, opsional, atau disembunyikan. Hal ini sangat berguna untuk memvalidasi entri data.
- Simpan Akun. Setelah semua data dimasukkan dengan benar, kita harus klik tombol simpan. Sistem SAP akan memproses data. Jika tidak ada kesalahan, kita akan melihat pesan konfirmasi bahwa akun G/L telah dibuat.
Membuat akun di SAP membutuhkan ketelitian. Kita harus memastikan setiap langkah diikuti dengan benar. Proses ini menjadi fondasi untuk setiap transaksi yang akan dicatat. Penggunaan SAP yang benar akan membantu bisnis kita berkembang.